MAKALAH ASPEK-ASPEK ADMINISTRATIF DEPARTEMEN CONTROLLER

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1  Latar belakang

            Pada era globalisasi ini, perusahaan-perusahaan semakin ketat dalam bersaing antara satu dengan yang lain untuk terus mengembangkan bisnisnya. Untuk mencapai hal itu. Perusahaan sebaik mungkin untuk membuat pekerjaan di perusahaan tersebut agar dapat saling bekerja sama untuk mencapai visi dan misinya,. Maasalah lain yang juga perlu diperhitungkan adalah bagaimana perusahaan bias menyampaikan visi dan misi perusahaan mereka pada setiap pekerjaannya.

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

2.1. Prosedur penutupan buku

a. Kebutuhan manajemen

            Adalah penting bahwa manajemen diperlangkapi dengan informasi ikhtisar untuk berbagai priode operasi bulan, kuartal, dan tahan. Keputusan-keputusan manajemen banyak yang di dasarkan pada pengalaman yang lalu, tendensi-tendensi, dan hasil-hasil yang sebenarnya dalam hubungan dengan potensi atau rencana. Makin mutakhir informasi, akan makin baik pula kesempatan untuk mengambil tindakan yang efektif dan segera. Manajemen biasanya berkepentingan untuk memperoleh pokok-pokok informasi segera setelah priode operasi berakhir disertai analisa-analisa terperinci yang akan disususn kemudian.

Manajemen terutama memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Volume penjualan yang sebenarnya dihubungkan dengan rencana, budget, atau quota dan dibandingkan dengan priode sebelumnya dan dengn priode yang sama pada tahun yang lalu.
2.  Marjin operasi perbagian utama dari perusahaan dan dibandingkan dengan rencana.
3.  Laba bersih dan pertanggung jawab manajemen
4. Ikhtisar faktor-faktor keuangan yang penting seperti biaya pengolahan yang berlebihan, pengeluaran-pengeluaran modal, dan rasio-rasio penting.
5. Posisis keuangan

 Pertimbangan-pertimbangan Dalam Memilih Tahun Fiskal

            Meskipun controller tidak seiring menghadapi seleksi tahun fiskal, tapi dia harus mempertimbangkan ketetapan dri basis yang sedang dipergunakan. Basis yang paling umum mungkin adalah tahun kalender dan berakhir pada tanggal 31 Desember.

Beberapa contoh sebagai berikut;

1.Opname fisik persediaan

2.Penyiapan laporan keuangan

3.Penyiapan laporan keuangan yang lebih informatif

4.Formulasi kebijaksanaan

5.Memperoleh kredit

6.Pemeriksaan tahunan

 

PENETAPAN NATURAL BUSINESS YEAR

         Menetapkan natural business year merupakan suatu hal yang relatif sederhana. Hal ini di sebebkan controller mungkin telah mengenal dengan baik saat-saat memuncaknya dan merendahnya kegiatan-kegiatan perusahaan. Namun kita dapat mempergunakan suatu cara pendekatan yaitu dangan mentabulasikan data bulanan untuk menetapkan pada bulan apa kegiatan atau investasi paling rendah dalam unsur-unsur brikut paling kecil:

Nilai produksi

Persediaan

            Bahan baku

            Barang dalam pengolahan

            Barang jadi

Penjualan

Piutang

Utang

PEMLIHAN METODE OPERASI

Kebanyakan perusahaan mempergunakan bulan kalender sebagaai suatu dasar untuk mengikhtisarkan dan melaporkan hasil-hasil oprasi dalam tahun fiskal. Ada keuntungan-keuntungan tertentu yang dapat dipertimbangkan dalam hal ini.para eksekutif sering berpikir menurut bulan kalende dan statistik yang berhubungan dengn perusahan pada umumnya lazim dibuat untuk bulan-bulan kalender. Banyak biaya seperti gaji dan upah, biasanya adalah diddasrkan pada buln kalender dan sering ditetapkan perbulan, demikian pula perhitungan kepda pelangggan sering dilakukan perbulan. Hubungan-hubungan dengan para pelanggan dan penjual mugkin juga menurut bulan kalnder sbagai basis kalkulasi.

BERBAGAI KEUNGGULAN PELAPORAN YANG SEGERA

            Laporan kontroller makin lama makin menjadi kekuatan pngemudi dalam mengarahkan perusahaan dan dalam pengendalian biaya dan laba. Suatu analisa yang teliti mengenai fakta diharapkan dari departemen akuntansi, tetapi data akan kehilangan nilai nya apabila tidak tepat pada waktunya. Apabila laporan-laporan terlambat maka tidak saja manajemen yang tidak memiliki fakta yang di inginkan tetapi juga timbul pemborosan biaya adminitrasi.

Banyak informasi dapat dilaporkan dengan segera tanpa melalui penutupan buku bulanan. Laporan harian jam kerja, laporan harian permintaan bahan yang berlebihan, laporan mingguan tentang upah, bahan pembantu, bahan sisa, penjualan atau perusahaan merpakan contoh-contoh dari laporan-laporan yang sangat independen dari prosedur peenutupan buku bulanan.

            Informasi lain yang terutama berhubungan dengan penetapan rugi/laba biasanya hanya dapat diperoleh setelah selesai prosedur penutupan. Jadi mugkin filsafat akuntansi seharusnya adalah pertama harus menyiapkan laporan dan kemudian baru menyelesaikan penutupan buku secara formal. Mungkin arus informasi harus demikian rupa sehingga laporan itu sendiri berlaku sebagai basis untuk pembukuan formal.

            Selain dapat melaksanakan fungsi controllershipnya secara wajar kontroller akan menenemukan berbagai keuntungan insidentil dari suatu program yang di rancang dengan baik, yang melaporkan hasil-hasil dengan segera. berbagai keuntungan tersebut adalah sebagai berikut;

1. Manajemen dapat lebih mudah memahami kebutuhan akan informasi akuntansi, komunikasi menjadi lebih baikdan lebih banyak pedoman akuntansi yang di minta.
2. Para eksekutif operasi  menjadi lebih sadar akan biaya (cost conscious) dan motivasi laba apabila data di sediakan denfgan segera.
3. Biasanya di peroleh kehematan karena kelancaran prosedur dan efisiensi yang lebih besar.
4. Memperbaiki moral akuntasni dari tenaga bagian akunstansi, karena mereka merasa dirinya merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan dan melihat bahwa informasi akuntansiny benar-benar di pergunakan.

5.                  Memungkinkan perbaikan pengadilan menyeuruh dengan tindakan yang segera dalam hampuir semua fase dari proses pengendalian akuntansi.

5.Perhitungan dangan pelanggan sering lebih cepat di sertai pengaruh yang memuaskan terhadap arus kas

 

MENGEMBANGKAN PROSEDUR PENUTUPAN

Adalah penting bahwa fakta-fakta yang berhubungan di laporkan kepada manajemen tempat pada waktunya. Dengan adanya komputer, kontroller mempunyai kemampuan untuk menyediakan kepada para eksekutif laporan-laporan bulanan atas dasar realtime. Dalam kebanyakan perusahaan, informasi  tersedia dalam waktu beberapa hari setelah akhir priode. Kontroller harus mengnalisa setip langkah dalam prosedur penutupan mulai dari pmbukuan transaksi sampi pada pengikhtisiaran data untuk laporan tertinggi. 

Bidang-bidang yang perlu dievaluasi dalam mengembangkan proseedur- prosedur penutupan buku adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan suatu bagan perkiraan yang praktis dan seragam.
2. Menetapkan suatu jadwal tanggal berlakunya laporan manajemen yang pasti darimana dapat menetapkan cutoff dari berbagai jenis transaksi dan pencatatan accrual (apabila dapat dilakukan).
3. Apabila laporan-laporan yang dihasilkan komputer tidak di pergunakan, siapkan lebih dulu formulir-formulir laporan.
4. Menyakinkan kebenaran data untuk priode yang sedang dibuat laporannya berdasarkan suatu dasar yang konsisten dengan data yang sejajar.
5. Sejauh dapat dilaksanakan, pergunakan pelaporan “perkecualian/penyimpangan” untuk menghemat waktu manajemen dan juga biaya untuk meghasilkan laporan-laporan yang banyak.
6.  Tanggal-tanggal cutoff yang elastis harus ditetapkan untuk cabang-cabang, operasi-operasi dan lokasi-lokasi yang jauh.
7. Sampai batas-batas yang praktis, sistem yang ada harus meliputi pengecekan yang self-blancing, sehingga pengecekan ketidak cermatan kecil-kecil yang dapat dianggap sebagai suatu fungsi yang dilakukan setelah menutup buku.
8.  Siapkan pembekuan tertentu atas dasar stndar dan secara priodik disesuaikan seperti dalam hal depresiasi, asuransi dan lain-lain.
9. Staf akuntansi harus terlatih dengan baik dan didik dalam prosedur-prosedur penutup buku.

10.   Melakukan suatu pemeriksaan secara priodik untuk menetapkan bahwa prosedur-prosedur telah di ikuti dalam mencri perbaikan lebih lanjut dalam sistem.

 

2.2 PENYIAPAN DAN PEMELIHARAAN BUKU PEDOMAN

            Suatu pedoman dapat melayani kebutuhan penting manajemen dengan menyediakan pedoman kebijaksanaan dan prosedur yang terorganisasi bagi seluruh perusahaan, bagian utama grup fungsional atau operasional, kepala departemen, atau kadang-kadang juga suatu pekerjaan khusus. Buku pedoman tersebut merupakan suatu alat komunikasi pada semua jenjang manajemen yang memberi informasi kepada mereka yang berhubungan mengenai kebijaksanaan –kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan metode-metode yang telah disetujui.

TUJUAN DAN KEGUNAAN DARI BUKU PEDOMAN (MANUAL)

            Terdapat kebutuhan nyata akan buku pedoman dalam semua perusahaan dengan ukuran dan jenis organisasiyang bagaimanapun. Buku pedoman melayani tujuan yang berguna dalam menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dasar bagi perisahaan, dimulai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditetapkan oleh yang ditetapkan oleh dewan komisaris atau para pemikil utama dari sebuah perusahaan.

            Buku pedoman kebijaksanaan dan prosedur biasanya disiapkan untuk unit-unit fungsional seperti teknik, kepegawaian, pengadaan, produksi, pengawasan kualitas, pembiayaan dan akuntansi. Disamping buku pedoman fungsional, buku-buku pedoman operasi yang lebih terperinci biasanya juga dikembangkan untuk unit-unit perusahaan yang melakanakan tanggung jawab yang limpahkan. Untuk pengendalian prosedur adalah penting bahwa setiap buku pedoman harus konsisten dengan tujuan-tujuan yang luas dari perusahaan, tetapi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan spesifik dari fungsi atau organisasi yang khusus.

ORGANISASI DAN TANGGUNGJAWAB UNTUK PEDOMAN PROSEDUR

            Pedoman prosedur julas harus disiapkan oleh mereka yang paling memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Ada berbagai cara pendekatan untuk mengorganisasi dan melimpahkan tanggung jawab untuk pekerjaan prosedur. Kadang-kadang tugas penyiapan prosedur ditugaskan kepada masing-masing departemen yang terutama berhubungan dalam kesempatan lain tanggungjawab itu dilimpahkan kepada suatu unit departemen yang diorganisasi dan diperlengkapi terutama untuk tujuan tersebut, tetapi bagaimanapun kerjasama dari seluruh organisasi perlu diperoleh untuk menjamin adanya keberhasilan. Ukuran perusahaan mungkin akan menentukan dimana akan diletakkan tanggungjawab untuk penyimpanan prosedur-prosedur. Dalam perusahaan-perusahaan yang lebih kecil fungsi prosedur dapat dilaksanakan oleh seseorang individu dibawa pengarahan dari controller.

Ada berbagai alasan bagi keterlibatan controller dalam tugas prosedur dimanapun tanggungjawab itu diletakkan yaitu:

1. Pengendalian intren merupakan suatu bagian yang terpadu dengan proses manajemen dan merupakan pertimbangan penting dalam pengembangan prosedur, dan tenaga akuntansi yang terlatih jelas menyadari  kebutuhan-kebutuhan ini.
2. Banyak prosedur antar-departemen melibatkan arus dokumen yang menjadi perhatian langsung bagi departemen akuntansi.
3. Diperlukan suatu cara pendekatan yang menyeluruh, dan bukan perdepartemen, dan departemen controller biasanya terlibat dalam transaksi-transaksi yang melintasi batas-batas departemen.
4. Banynk dan prosedur-prosedur semata-mata menyangkut atau langsung berhubungan dengan transaksi-transaksi akuntasnsi seperti gaji, hutang, kas/bank, harta tetap, dan pembelian.
5. Fungsi controller perlu menjamin bahwa pengecekan dan keseimbangan telah terjalin ke dalam prosedur-prosedur dan juga adalah konsisten dengan sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan perusahaan.

 

LANGKAH-LANGKAH YANG DITEMPUH DALAM PENYIAPAN PEDOMAN

Adalah hal yang fundamental bahwa suatu cara pendekatan yang terorganisir harus di pergunakan dalam menyiapkan buku pedoman atas setiap prosedur. Manajemen harus memutuskan tentang pedoman-pedoman spesifik yang diperlukan dan menyatakan dengan jelas tujuannya masing-masing.

Berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan buku pedoman, antara lain adalah sebagai berikut;

1. Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang berhubungan, siapa dan bagaimana mempergunakan buku pedoman.
2. Siapkan outline umum dari buku pedoman.
3. Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua aspek telah tercakup.
4. Tinjau dan analisa praktek-praktek yang ada dan peroleh sebanyak mungkin latar belakang tentang masalah-masalah, dan teliti semua dokumen yang berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.
5. Siapkan konsep naskah (draft) dari prsedur yang diusulkan.
6. Peroleh komentar-komentar atas naskah dari semua departemen yang berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.
7. Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan sudut-sudut pandangan yang bertentangan dan masukan saran-saran sejauh dapat di lakukan.
8. Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan pelaksanaannya.
9. Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang layak menerima, akan menerima tembusannya.
10. Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

 

 

PENYIAPAN DAN PEMELIHARAAN BUKU PEDOMAN

Dalam penyiapan konsep naskah (draft), harus diberikan pertimbangan khusus hal-hal sebagai berikut:

1. Prosedur-prosedur harus sesingkat mungkin.
2. Judul harus deskriptif mengenai subyeknya.
3. Nama jabatan harus dipergunakan untuk menggantiknan nama pribadi.
4. Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.
5. Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk adanya perubahan-perubahan.

5. Dalam naskah hars tersedia ruangan untuk tanda adanya persetujuan.

ASPEK-ASPEK ADMINISTRATIF DEPARTEMEN CONTROLLER

Kian akan berbeda-beda sesuai dengan ukuran unit perusahaan, sifat perusahaan, dan struktur organisatoris; namun namun contoh-contoh subyek yang akan dicakup adalah sebagai berikut:

Ø  Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman.

Ø  Metode-metode untuk melakukan dan menyetujui adanya perubahan-perubahan.

Ø  Bagan organisasi-fungsi akuntansi serta finance (pembiayaan) dan juga suatu referensi terhadap seluruh organisasi.

Ø  Bagan dan teks perkiraan-perkiraan, termasuk klasifikasi dan uraian umum mengenai setiap perkiraan.

Ø  Garis-garis besar fungsional dari semua unit akuntansi.

 

 

REVISI BUKU PEDOMAN

Adalah merupakan keharusan bagi perusahaan untuk memutakhirkan buku pedoman yang telah disusun dan membuatnya sejajar dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan terbaru dari perusahaan. Buku pedoman harus dimutakhirkan untuk menghindarkan terjadinya perselisihan, kesalahan, dan konflik. Aspek lain yang perlu mendapat fokus perhatian adalah mengeluas pedoman untuk prosedur-prosedur biaya efektif. Apabila telah tersedia teknik dan teknologi-teknologi baru, maka prosedur-prosedur perlu dimutahirkan untuk mengambil keuntungan dari padanya ditinjau dari sudut biaya efektif.

Tanggung jawab untuk merevisi prosedur harus diletakkan pada unit-unit perusahaan yang terlibat dalam organisasi buku pedoman. Langkah-langkah untuk melakukan revisi secara umum mengikuti langkah-langkah yang sama dalam mengembangkan suatu prosedur atau praktek standar yang baru, termasuk adanya persetujuan yang resmi. Saran-saran berikut berhubungan dengan revisi terhadap suatu prosedur atau buku pedoman yang telah ada:

• Revisi harus ditangani atas dasar yang terjadwal secara sistematis.
• Semua prosedur harus ditinjau secara periodik untuk menetapkan memutakhirkan.
• Perubahan akan memakan biaya yang mahal, sehingga evalusi sesuai harus dilakukan mengenai keperluan untuk mengadakan perubahan.
• Perubahan-perubahan atau revisi-revisi harus dikoordinasikan dengan semua unit yang terpengaruh, terutama organisasi pemakai buku pedoman atau prosedur.
• Untuk memudahkan tinjauan, perubahan-perubahan spesifik terhadap suatu prosedur yang telah ada harus di tunjukkan dalam naskah.
• Revisi harus menunjukkan tanggal mulainya yan efektif dan menunjukkan bahwa hal itu adalah merupakan suatu revisi.
• Dokumentasi revisi disertai komentar-komentar bahasan, masalah-masalah dan tujuan dari perubahan harus diarsipkan oleh unit prosedur untuk keperluan referensi di masa yang akan datang.

 

DISTRIBUSI DARI BUKU PEDOMAN

 Unit prosedur (penyiapan prosedur) harus memelihara suatu daftar induk yang mutakhir mengenai distribusi dari semua pedoman yang telah disetujui. Daftar tersebut harus di tinjau secara periodik untuk memastikan bahwa distribusi-distribusi hanya dilakukan kepada mereka yang benar-benar memerlukan.

ILUSTRASI PEDOMAN

 Bentuk yang tepat dari pedoman prosedur akan berbeda dari perusahaan yang satu ke perusahaan yang lain, tergantung kepada pemakaiannya, lingkupnya, frekuensi dari revisi, dan faktor-faktor lainnya. Ukuran, cara penerbitan, penomoran, dan pengurutan alphabetis, akan tergantung kepada masing-masing penggunaan atau lingkupnya.   

BUKU PEDOMAN AKUNTANSI YANG SERAGAM

Salah satu tujuan utama dari buku pedoman akuntansi dari sebuah perusahaan adalah menciptakan adanya keseragaman dalam prinsip-prinsip, praktek-praktek, dan prosedur-prosedur akuntansi yang diterapkan dalam seluruh perusahaan. Ini akan mengahasilkan laporan keuangan yang disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima yang diterapkan secara konsisten.

IKHTISAR

Penggunaan buku pedoman produser yang efektif tergantung dari faktor-faktor sebagai berikut:

1. Ornag yang mampu untuk mengembangkan prosedur-prosedur, apakah sebagai suatu tanggung jawab fungsional atau staf.
2. Kerja sama dari semua orang atau departemen yang berhubungan, termasuk staf prosedur dan unit-unit operasi serta rekonsilisasi dari pandangan-pandangan yang bertentangan.
3. Disiplin manajemen yang perlu untuk memastikan adanya ketatan terhadap buku pedoman prosedur yang telah diterbitkan.
4. Melakukan revisi secara mutakhir terhadap prosedur-prosedur untuk menjaminadanya konsistensi dalam keputusan-keputusan operasi.
5. Suatu audit mengenai ketaatan dengan mengadakan observasi atau melalui suatu fungsi audit yang terstuktur.

2.3 PEMELIHARAAN DAN PEMUSNAHAN CATATAN

Salah satu aspek khusus dari penyimpanan catatan adalah pemeliharaan dn pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif lagi. Catatan merupakan memori, sejarah dan cerita tentang perusahaan dan transaksi-transaksinya. Saat ini merupakan keharusan bagi semua perusahaan untuk menerapkan program manajemen catatan yang mencakup penyimpanan dan pemusnahan catatan yang tidak aktif dan sudah usang. Program yang dikembangkdengan baik untuk penyimpanan catatan dan rencana penyimpanan dapat sangat banyak menekan biaya penyimpanan catatan.

Kebijaksanaan untuk menahan semua dokumen dalam jangka waktu tak terbatas dapat menjadi sangat mahal. Jelaslah, program manajemen catatan harus efektif dalam biaya, dan semua biaya untuk memelihara catatan harus diketahui dan dipertimbangkan: biaya gudang dan ruangan, investasi untuk peralatan dan fasilitas khusus, asuransi, pengangkutan, serta biaya administrasi dan kepegawaian untuk mengoperasikan sistem penyimpanan catatan yang berhasil. Tugas menentukan mana catatan yang harus ditahan adalah sangat sukar dan memerlukan banyak pertimbangan. Kebutuhan masa depan dan nilai catatan harus ditinjau terhadap biaya penggudangan dan penyimpanan catatan tersebut.

TANGGUNG JAWAB PENYIMPANAN DAN PENGATURAN CATATAN

 Manajemen harus memastikan bahwa tanggungjawab atas program penyimpanan dan pengaturan catatan yang besar telah dibebankan kepada eksekutif fungsional tertentu. Ada beberapa cara pendekatan untuk masalah:

Ø  Membentuk komite

Ø  Melimpahkan tanggungjawab kepada pejabat tertentu.

Ø  Mendesentralisasikan tanggung jawab kepada kepala divisi atau departemen.

Ø  Menentukan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan.

Ø

  Controller mempunyai peran yang penting untuk pelaksanaannya terlepas dari siapa pun yang diserahi tanggungjawab terebut: dalam banyak hal dialah yang ditunujuk. Ia mempunyai tanggungjawab unt menyimpan catatan akuntansi resmi dari perusahaan yang secara benar menggambarkan transaksi-transaksi; jadi dialah yang membuat banyak dokumen dan catatan yang terlibat.

     Ringkasnya, ada beberapa cara untuk melimpahkan tanggungjawab dan mencapai saran; tetapi, controller biasanya dilibatkan atau ditugaskan bersama dengan eksekutif lain untuk memikul tanggungjawab guna menentukan periode penyimpanan catatan dan guna mengijinkan pemusnahannya.

PROSEDUR

1. Penyimpanan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan infoemasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaliasi pengaturan.Penyiapan
2. rencana penyimpanan dan pemusnaan semua catatan.
3. Provisi untuk pengauran catatan yang tidak terckup dalam jadual penyimpanan.
4. Provisi untuk rencana perwatan, pemutakhiran (peng-update-an) dan perbaikan catatan jika diperlukan.
5. Pembentukan pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efesien.
6. Prosedur untuk proses administratif mentransfer catatan ( penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusna dokumen yang telah kadaluarsa.
7. Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tidak lanjut, transfer dan pemusnahan.
8. Adanya audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN

Ø  Tanggal kadaluarsa.

Ø  Persyaratan berdasarkan peraturan pemerintah atau undang-undang.

Ø  Sifat catatan atau dokumen itu sendiri.

Ø  Jenis usaha.

Ø  Persyaratan kontrak.

Sifat catatan merupakan faktor penting dalam menentukan pengaturan atau penyimpanan catatan. Sebagai contoh, sertifikat perusahaan adalah sangat berbeda dengan salinan ketiga dari faktur penjualan. Aspek-aspek yang dapat mempengaruhi nilai suatu catatan meliputi yang berikut.

• Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang.
• Ketersediaan salinan yang serupa yang identik.
• Sejauh mana data dapat diringkaskan atau dimasukkan kedalam dokumen lain.
• Sejauh mana catatan merupakan bukti asli suatu transaksi tertentu-dokumen pokok.

Persyaratan kontrak dapat menentukan bahwa catatan tertentu harus disimpan sampai pembayaran terakhir pada kontrak atau dapat membuat perusahaan tunduk pada undang-undang atau peraturan tertentu yang mensyaratkan penyimpanan yang ebih lama. Ini misalnya jika pelanggan mempunyai hak kontrak untuk mengaudit catatan biaya selama periode waktu tertentu setelah penyelesaian kontrak.

MENGELOMPOKKAN CATATAN UNTUK PENYIMPANAN

   Salah satu langkah pertama dalam pengembangan prosedur catatan adalah klasifikasih catatan berdasarkan mana yang perlu disimpan secara permanen; mana yang perlu disimpan selama jangka waktu tertentu- barangkali dalam bentuk mikrofilm-dan kemudian dimusnahkan; dan mana yang perlu disimpan untuk sementara waktu dan kemudian dimusnahkan. Masing-masing jenis catatan perlu dipertimbangkan dalam kaitannya dengan kemungkinan keperluan referensi dimasa yang akan datang seperti berikut.

Ø  Mendukung hak kepemilikan hak atas suatu harta kekayaan.

Ø  Mendukung pembayaran yang dilakukan kepada pihak lain.

Ø  Mendukung klaim terhadap pihak luar.

Ø  Diharuskan oleh komisi perundangan atau undang-undang publik lainnya.

Ø  Memberikan perlindugan terhadap klaim pajak diwaktu yang akan datang.

Ø  Memberikan data statistik operasional yang penting.

Ada beberapa cara untuk mengelompokkan catatan, tetapi disarankan untuk menggunakan satu cara yang membaginyamenjadi lima kelompok: (1)Vital atau sangat penting, (2)Bernilai, (3)Penting, (4)Berguna, dan (5)Tidak pokok.

   Catatan vital tidak bisa digantikan atau tidak bisa digantikan dengan segera dan dibutuhkan untuk kelangsungan operasi perusahaan.

Akte pendirian perusahaan

Anggaran dasar atau perjanjian monopoli .

Catatan saham modal.

Konstitusi, anggaran rumahtangga, dan amandemen

Sertifikat hak milik dan sewa

Buku catatan direktur

Daftar dan mandat pemegang saham

Saham

Kekuasaan pengacara

Hak cipta, paten, dan pengesahan, merek dagang

Formula dan analisis produk

Cetak biru, gambar, dan sketsa

Buku jurnal umum

Buku besar

Catatan yang bernilai adalah catatan yang diperlukan untuk mencegah kerugian keuangan atau untuk memperoleh kembali uang atau kekayaan.

Buku piutang   

Buku harta tetap

Berkas klaim

Catatan persediaan

Polis asuransi

Kontrak

Pengembalian SPT dan laporan pajak

Laporan audit 

Catatan penting adalah alat administratif yang dapat diperoleh setelah usaha atau penundaan yang hebat dan tidak akan mempunyai pengaruh yang merugikan operasi pokok sampai tingkat yang serius. Hasil penelitian biaya dan ringkasan catatan akuntansi termasuk dalam kategori ini.

Penelitian biaya dan kemampuan

Laporan kredit

Catatan harga

Data operasi

Catatan data pelanggan

Catatan personalia dan pembayaran gaji (selain yang diharuskan oleh undang-undang)

Buku pedoman (Manual) dan petunjuk kebijakan

Cek mundur

Laporan pemerintah

Dokumen pengiriman (shipping documents).

Ctatan yang berguna adalah catatan yang yidak diperlukan untuk operasi saat ini tetapi berguna untuk referensi dan kegunaan serupa. Catatan seperti ini biasanya akan dimusnahkan bila kegunaannya telah berakhir.

 Catatan tidak pokok adalah catatan yang boleh dimusnahkan dengan segera dan tidak mempunyai nilai jangka panjang

 

RENCANA PENYIMPANAN

Salah satu tahap yang paling penting dalam perawatan catatan jadwal atau rencana penyimpanan. Untuk menyiapkan rencana seperti itu pemeriksaan persediaan dan analisis catatan harus dilakukan.

PERSYARATAN PEMERINTAH

Dalam mempertimbangkan penyimpanan, perawatan dan pengaturan catatan, berbagai persyaratan dari banyak badan pemerintah harus ditinjau secara terinci untuk memastikan pemenuhannya. Dengan makin kompleks dan abarangkali makin tidak difinitifnya persyaratan tersebut, bisnis harus menerapkan peryimbangan yang bijak sana dalam mengembangkan program manajemen catatan mereka. 

MENTRANSFER CATATAN

Komentar singkat adalah patut mengenai transfer catatan kepenyimpanan tak aktif. Beberapa perusahaan mentransfer berkas mereka sekali setahun dan menata beras baru untuk tahun berjalan. Kecenderungannya adalah untuk mengirim semua berkas ke kotak penyimpanan,berharap dapat mempunyai waktu untuk memusnahkan yang tidak berguna lagi nantinya. Banyak material yang bersifat sementara di masukkan kedalam berkas yang seharusnya tidak perlu diberkaskan pertama kali. Contohnya adalah surat pengiriman, laporan dan formulir sementara dan alain-lain.

TEMPAT PENYIMPANAN

a.    Daerah gudang sebaiknya merupakan kontruksi tahap api.

b.    Cadangan ruang yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan datang.

c.    Gang-gang dalam daerah penyimpanan harus diberi angka atau huruf untuk memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya cukup besar;

d.   Tiap-tiap lemari harus diberi tanda/label yang jelas untuk menunjukkan isi: nama catatan, periode yang dicakup, departemen, dan sebagainya.

e.    Catatan rahasia mungkin memerlukan fasilitas yang dilengkapi dengan kunci.

f.     Tanggungjawab untuk menjaga arsip material harus dengan jelas ditetapkan, dan arsip material hanya boleh diperoleh dengan pemerintaan yang sudah disetujui.

g.    Kotak tertutup lebih dianjurkan; tong terbuka dan rak biasanyatidak memuaskan.

INDEKS CATATAN TAK AKTIF

Sekedar menyimpan catatan tak aktif dengan cara yang cocok tidaklah cukup. Bilamana catatan ini dibutuhkan, maka harus dapat ditemukan dengan segera dan mudah. Untuk memudahkan pencarian dokumen ini, saatu indeks yang sederhana dapat mempunyai fungsi ganda: (1)catatan lokasi dan tempat penyimpanan, (2)catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan

PEMUSNAHAN AKHIR DARI CATATAN

Berkas indek untuk catatan tak aktif dapat digunakan sebagai berkas pengigat untuk mengeluarkancatatan yang dijadualkan untuk dimusnakan, selain juga menjadi catatan tunggal pemusnahan untuk materia yang suda dihancurkan.

Penggunaa rencana pemusnahan tampaknya merupakan prosedur yang sudah mapan pada banyak perusahaan untuk menghancurkan catatan secara kurang lebih otomatis setelah priode penyimpanan berakhir.

PENGGANDAAN CATATAN

Banyak perusahaan yang menggunakan metode mikrofilm sebagai cara untuk mereproduksi catatan mereka. Ini merupakan cara yang bermanfaat untuk mereka mengolah, menyimpan dan mencari kembali data dalam bentuk yang diperkecil.

Ada banyak keunggulan teknik ini, seperti:

·      Memerlukan ruang penyipanan yang kecil.

·      Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar.

·      Ketepatan-citra aktual dokumen

·      Relatif bersifat permanen.

·      Penyederhanaan produser.

·       Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti untuk dokumen asli.

·

·

 

 

 

 

BAB III

KESIMPULAN

 

 penting bahwa manajemen diperlangkapi dengan informasi ikhtisar untuk berbagai priode operasi bulan, kuartal, dan tahan. Keputusan-keputusan manajemen banyak yang di dasarkan pada pengalaman yang lalu, tendensi-tendensi, dan hasil-hasil yang sebenarnya dalam hubungan dengan potensi atau rencana.

 

Buku panduan adalah buku yang menyajikan informasi dan memandu atau memberikan tuntunan kepada pembaca untuk melakukan apa yang disampaikan di dalam buku tersebut. Sebuah buku panduan dikatakan berhasil apabila panduan yang disampaikan di dalam buku tersebut dapat dipahami dan diterapkan dengan baik oleh pembacanya.

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

James D. Wilson, CPA telah bepengalam selama 40 tahun sebagai Auditor, Controller dan Manajemen Keuangan. Beliau telah menjabat beberapa posisi keungan dilima perusahaan raksasa di Amerika Serikat, termasuk 15 tahun sebagai direktur keuangan di Northrop Cooperatian, salah satu produsen kapal terbang dan peralatan militer terbesar didunia. Selain buku ini tuan Wilson telah menulis buku Internal Auditing manual pada tahun 1986. Tuan wilson pensiun tahun 1986 dan sekarang menjadi Konsuntal keuangan di Beverly Hills, California. Beliau mendapat gelar B.S dan M.B.A (Accounting) dari Ohio State University dan salah satu murid Prof, Heckert, pengarang pertama buku ini.

John B. Campbell lahit tahun 1924 dan berijasa CPA dan berpengalaman luas sebagai akuntan publik. Pada tahun 1952 beliau diundang bekerja di Northrop Corporation dan setelah menjalin beberapa jabatan, pada tahun 1972 tuan Cambell terpilih sebagai Controller dan salah satu direktur perusahaan tersebut sampai sekarang.