Jazirah Computer: ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Pada PT. Indomarco Pristama (Indomaret)

A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Menurut Azhar Susanto (2015), sistem adalah kumpulan dari sub sistem, bagian, unsur, komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan. Dengan demikian sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, yang dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Dalam suatu organisasi ada 3 sistem, yang berperan sebagai pedoman yaitu:

1. Sistem Informasi, yaitu dalam bentuk sistem informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen.

2. Sistem Operasi, yaitu dalam bentuk proses bisnis dan fungsi bisnis

3. Sistem Pengendalian, yaitu dalam bentuk fungsi manajemen yang dapat berperan mengendalikan sistem informasi dan sistem operasi.

Informasi adalah sekumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.

Akuntansi adalah kegiatan pengukuran, pencatatan, penghitungan, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah.

Sistem akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi yang dapat diproses dengan cara manual (tanpa mesin pembantu) atau diproses dengan menggunakan mesin pembukuan sederhana sampai dengan komputer.

B. KONSEP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Definisi

Sistem informasi Akuntansi adalah proses untuk mengumpulkan data, memproses data menjadi informasi, dan mendistribusikan informasi itu kepada pengguna. Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data keuangan dan akuntansi guna menghasilkan laporan atau informasi yang dapat digunakan oleh pihak yang berkepentingan untuk membuat keputusan bisnis.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi agar pihak manajemen, pegawai dan pihak pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.

• Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

• Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset–aset organisasi termasuk data organsiasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem

• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi

• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.

• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi

• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.

4. SIA terdiri dari 3 subsistem:

1. Sistem Pemrosesan Transaksi.

Sistem penyelesaian transaksi (sistem pemrosesan transaksi-TPS) penting untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena:

· Mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.

· Mencatat seluruh transaksi keuangan dalam jurnal akuntansi (buku besar).

· Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel operasional dalam mendukung operasi hariannya.

Sistem yang terkait dengan berbagai kegiatan bisnis yang sering terjadi. Dalam satu hari tertentu, perusahaan dapat memproses banyak transaksi. Agar dapat diproses dengan efisien, berbagai transaksi yang akan sama dikelompokkan menjadi satu ke dalam beberapa siklus transaksi. TPS terdiri atas siklus transaksi: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi. Tiap siklus transisi dan pemrosesan berbagai transaksi keuangan yang berbeda jenisnya.

2. Sistem Buku Besar / Pelaporan Keuangan

Sistem buku besar (general ledger system-GLS) dan sistem pelaporan keuangan sistem pelaporan keuangan-FRS) adalah dua subsistem yang erat mendukung satu sama lain. Akan tetapi, karena interdependensi operasional yang terintegrasi, maka merupakan yang umum dilihat sebagai satu sistem yang terintegrasi GL / FRS. Banyaknya input ke bagian GL dari sistem tersebut berasal dari berbagai siklus transaksi. Ringkasan Mengenai Kegiatan Perputaran Transaksi Diperlukan oleh GLS untuk membahas sistem pengawasan buku besar.

3. Sistem Penutupan dan Pembalikan

Sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS) memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis. Para manajer harus menangani dengan segera berbagai masalah bisnis harian, demikian juga perencanaan dan pengendalian operasinya. Para manajer membutuhkan informasi yang berbeda untuk berbagai jenis keputusan yang harus mereka buat. Laporan yang umum dihasilkan oleh MRS meliputi anggaran, laporan kinerja, analisis biaya- volume-laba (cost-volume-profit analysis), serta berbagai laporan yang menggunakan data biaya saat ini (bukan yang historis).

SIKLUS-SIKLUS PEMROSESAN AKUNTANSI

- Siklus pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas-entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.

- Siklus pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

- Siklus produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.

- Siklus keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.

KONSEP SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI KEUANGAN

Transaksi keuangan dalam perusahaan terjadi dikarenakan aktivitas yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan dalam pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal tersebut saat penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan dan penerimaan kas dari pelanggan.

Siklus akuntansi adalah proses pencatatan akuntansi dari seluruh transaksi (aktivitas perusahaan) mulai dari transaksi awal (penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai atau kredit), pencatatan buku besar (posting), menyusun neraca saldo, ayat jurnal penyesiaan sampai penyusunan laporan keuangan.

Siklus akuntansi terdiri dari dua bagian yang saling terkait antara lain: tahap pencatatan dan tahap pelaporan.

Tahap Pencatatan

a. Melakukan transaksi (aktivitas). Analisis atau dokumen aktivitas binis menjadi dasar untuk pencatatan awal setiap transaksi.

b. Mencatat transaksi dalam jurnal. Berdasarkan dokumen pendukung, transaksi dicatat dengan menggunakan ayat atau entri jurnal secara kronologis pada awal setiap transaksi.

c. Memindah bukukan (posting) transaksi kedalam buku besar (ledger). Transaksi yang telah dikelompokkan dan dicatat pada jurnal diposting pada akun – akun yang sesuai dengan buku besar (general ledger) dan apabila diperlukan pada buku tambahan atau buku pembantu (subsidiary ledger).

Tahap Pelaporan

a. Menyiapkan neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance) atas akun–akun dibuku besar.

b. Neraca saldo berisi daftar setiap akun pada buku besar bersama saldo debit dan kreditnya.

c. Mencatat jurnal penyesuaian : Sebelum laporan keuangan disiapkan, semua informasi relevan yang belum tercatat harus diidentifikasi dan dibuatkan penyesuaian yang tepat.

d. Menyiapkan laporan keuangan : Laporan ini merupakan ikhtisar hasil operasi dari aktivitas perusahaan dan menunjukkan posisi keuangan serta arus kas yang disiapkan berdasarkan informasi yang terdiri dari akun yang telah disajikan.

e. Menutup akun nominal: Saldo-saldo akun nominal (sementara) ditutup ke akun laba ditahan. Proses penutupan ini mengakibatkan akun nominal bersaldo nol (0) pada awal periode berikutnya.

f. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan atau neraca penutup (post closing trial balance) untuk memastikan kesamaan atau keseimbangan debit dan kredit setelah jurnal penyesuaian dan jurnal penutup diposting.

TEKNIK SISTEM DAN DOKUMENTASI

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern serta para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem.

F. PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM

1. Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

2. Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

3. Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi

Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain:

a. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

a. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)

b. Diagram Relasi Entiras-REA

c. Flow Map

4. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

a. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu sistem.

b. Diagram Zero : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks.

c. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Zero.

5. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)

Flowchart adalah bagan yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Flowchart menggunakan suatu bentuk simbol standar untuk menggambarkan awal hingga akhir proses prosedur.

6. Diagram Relasi Entiras-REA

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model untuk menjelaskan hubungan antardata dalam basis data berdasarkan objek – objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD dibagi menjadi dua, yaitu ERD (Logical Data Model) dan ERD (Physical Data Model). ERD (Logical Data Model) merupakan konsep ERD yang mana data dapat merepresentasikan sebuah kenyataan, dimasukkan ke dalam sebuah pemrosesan logika dan dapat menghasilkan informasi, sedangkan, ERD (Physical Data Model) merupakan konsep ERD yang mana data disimpan pada media penyimpanan (storage) dalam suatu susunan secara fisik.

7. Flow Map

Flow map adalah campuran peta dan flow chart yang menunjukan pergerakan benda dari ssatu lokasi ke lokasi lain. Seperti jumlah orang migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan atau jumlah paket dalam jaringan. Flow map menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen atau bagian yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif dalam pengoperasian.

G. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT. INDOMARCO PRISMATAMA (INDOMARET)

Profil Perusahaan

PT. Indomarco Pristama (Indomaret) merupakan perusahaan ritel nasional dan jejaring peritel waralaba terbesar di Indonesia. Indomaret merupakan jaringan minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari-hari dengan luas penjualan kurang dari 200 M2. Dikelola oleh PT Indomarco Prismatama, cikalbakal pembukaan Indomaret di Kalimantan dan toko pertama dibuka di Ancol, Jakarta Utara. PT. Indomarco Pristama (Indomaret) memiliki tujuh sektor bisnis, yaitu Retail, Grocery, IT Consultant, Food and Baverages, Shopping Plaza, Bakery dan Japanese Restaurant. Pertumbuhan bisnis PT. Indomarco Pristama (Indomaret) sangatlah cepat dan massive. Total gerai pada tahun 2014 telah mencapai 10.600 gerai dan akan terus bertambah dan berkembang setiap harinya dan saat ini PT. Indomarco Pristama (Indomaret) telah memiliki 24 cabang yang tersebar di berbagai kota di seluruh wilayah Indonesia. Untuk mencapai visi dari PT. Indomarco Pristama (Indomaret) yaitu menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global, dibutuhkan tenaga profesional muda yang memiliki jiwa kepemimpinan yang tinggi serta technical skill yang baik yang nantinya akan dipersiapkan untuk menjadi future leader PT. Indomarco Pristama (Indomaret).

Visi

Menjadi aset nasional dalam bentuk jaringan ritel waralaba yang unggul dalam persaingan global.

Moto

Mudah dan Hemat.

Budaya Perusahaan

Menjunjung tinggi nilai – nilai kejujuran, kebenaran dan keadilan, kerja sama kelompok, kemajuan melalui inovasi yang ekonomis, serta mengutamakan kepuasan konsumen.

Sistem Distribusi

Sistem distribusi dirancang seefisien mungkin dengan jaringan pemasok vang handal dalam menvediakan produk terkenal dan berkualitas serta sumber dava manusia yang kompeten, menjadikan Indomaret memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen. Saat ini Indomaret memiliki 12 pusat distribusi di Ancol Jakarta, Cimanggis Depok, Tangerang, Bekasi, Parung, Bandung, Semarang, Jogjakarta, Jember, Surabaya, Lampung dan Medan. Dengan menjalin lebih dari 500 pemasok, Indomaret memiliki posisi baik dalam menentukan produk yang akan dijualnya.

Keunggulan

Bisnis franchise Indomaret merupakan yang pertama di Indonesia, dan merupakan pionner dalam bidan ritel minimarket.

· Bisnis ini sudah teruji dengan jumlah 10.000 gerai, namun lebih dari 32 % adalah franchise.

· Produk yang PT. Indomarco Pristama (Indomaret) sediakan fresh dan beragam baik itu kebutuhan sehari – hari, makanan siap saji, hingga sayur dan buah tersedia di Indomaret.

· Mempunyai sistem pembelian virtual, serta beragam promosi menggunakan Indomaret Card.

H. ANALISA SISTEM PT. INDOMARCO PRISTAMA (INDOMARET)

Proses Pembelian

Proses pembelian terjadi ketika manajer setiap cabang PT Indomaret melakukan pemesanan kepada supplier. Pemesanan dilakukan berdasarkan persediaan stok di gudang pada masing-masing toko cabang. Kemudian manajer toko akan bertanya tentang informasi pengiriman yang akan dilakukan supplier agar dapat membantu sales untuk merencanakan penjualannya. Setelah mengetahui tanggal pengiriman dari supplier, manajer toko akan menginformasikan ke bagian gudang untuk dapat menyediakan tempat untuk pengiriman tersebut. Setelah selesai melakukan pemesanan, manajer toko akan membuat surat order penjualan lalu akan diberikan kepada bagian finance untuk pencatatan hutang. Jika pemesanan terhambat oleh karena melebihi batas limit hutang dari supplier maka manajer toko akan menginformasikan kepada finance untuk melakukan pembayaran.

Proses Penjualan

Penjualan retail terjadi setiap tempat perbelanjaan Indomaret. Penjualan dimulai ketika customer selesai memilih barang di toko dan memutuskan untuk membeli suatu produk. Metode pembayaran yang tersedia di Indomaret ini tidak hanya tunai dan tetapi juga melalui kartu. Kasir akan membuatkan nota penjualan jika customer telah selesai memilih produk. Harga produk yang di display di toko sudah baku dan tidak dapat di nego lagi.

Flowchart Penerimaan Kas ( Revenue cycle)

a. Bagian Kasir

Menerima barang dari konsumen, mengoperasikan mesin register kas, menerima uang dari konsumen untuk transaksi pembayaran, mencetak pita register kas, memberikan pita register kas pada konsumen bersama barang, menghitung hasil penjualan diakhir shift, selanjutnya kasir mencetak slip penjualan, setelah itu kasir mencetak slip serah terima uang kas, slip penjualan dan slip serah terima uang kas diserahkan kepada kepala toko bersama uang.

a. Kepala Toko

Menerima slip penjualan dan slip serah terima uang kas bersama uang, mencocokkan uang dengan slip penjualan dan serah terima uang kas, menarik dan mencetak data master dari sistem kantor pusat, membuat bukti setor toko sebanyak 3 lembar, bukti setor toko dan uang diteruskan ke kantor pusat bersama driver pengirim barang, data master dan Bukti Setor Toko lembar ketiga diarsip, slip penjualan, Slip Serah Terima Uang Kas, dan Bukti Setor Toko lembar kedua diserahkan ke asisten kepala toko

b. Asisten Kepala Toko

Menerima slip penjualan dari kepala toko dan mengarsipnya, Menyimpan uang hasil penjualan sebelum penyetoran ke kantor pusat, menerima slip serah terima uang kas per shift , menerima dan bukti setor toko dari kepala toko, menjurnal ke jurnal penerimaan kas dari penjualan, setelah melakukan penjurnalan slip penjualan, slip serah terima uang kas, dan bukti transfer barang kemudian diarsip, membuat laporan yang diperlukan terkait kegiatan toko.

Data Flow Diagram (DFD) Revenue Cycle