BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal. Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.

Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.

Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?

2. Ada berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam manajemen ?

3. Ada berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika ditinjau dari setiap segi?

4. Apakah pengawasan itu merupakan aspek penting dalam manajemen ?

5. Apa saja asas-asas yang menyangkut tentang pengawasan ?

C. Tujuan

Adapun maksud dan tujuan kami sebagai penulis dalam membuat makalah ini

1. Agar dapat memahami tentang pengertian dari pengawasan.

2. Agar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam pengawasan.

3. Agar mengetahui prinsip-prinsip dalam pengawasan.

4. Agar bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.

5. Agar mengetahui bahwa pengawasan itu adalah aspek yang sangat penting.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan (Controlling)

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller (pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.

Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.

Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain :

1. Earl P Strong: Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

2. Haroold Koontz: Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaah dapat terselenggara.

3. C. G. R. Terry: Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

4. Schermerhorn, menyatakan bahwa pengawasan adalah merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan tersebut.

5. Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala akifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

6. Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

7. Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

B. Tujuan Dan Bidang-Bidang Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :

1. Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan dilingkungan yang dihadapi perusahaan.

2. Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.oleh karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

3. Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah pengawasan.

4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait denganmanajemen organisasi.

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :

1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

3. Mencegah penyimpangan

4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

1. Produksi

Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.

1. Pemasaran

Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.

2. Keuangan

Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.

3. Personalia

Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

4. Administrasi (Perkantoran)

Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.

C. Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.

Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

1. Menetapkan standar prestasi.

2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2. Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)

Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :

1. Penetapan standard kegiatan

2. Penentuan pengukuran kegiatan

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.

5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

D. Elemen-Elemen Esensial Dalam Manajemen Pengawasan

Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :

1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.

2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).

3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.

4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik.

Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma. Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut.

Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat dicegah.

Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi “tidak terkontrol”.

Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah :

1.Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.

2.Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.

Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir:

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).
Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.
Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik.

DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, 2003, Manajemen Edisi 2. Yogyakarta, BPFE - YOGYAKARTA .

Sule, Ernie Tisnawati, dkk. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media Group

http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/.../bab7_dasar_dan_teknik_pengawasan\ (17 Mei 2013)

http://evynurhidayah.blogspot.com/2011/04/makalah-mpk-pengawasan-manajemen.html (17 Mei 2013)

http://zahranmirzan.blogspot.com/2013/01/makalah-pengantar-manajemen-controlling.html

(17 Mei 2013)

http://thohamuhammad.blogspot.co.id/2014/09/makalah-manajemen-controlling.html

Jazirah Computer

Friday 9 December 2022

Makalah FUNGSI PENGAWASAN (CONTROLING)

DAFTAR ISI